หน่วยที่ 1 เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
การดูแลรักษาข้อมูล
3.1 การเก็บรักษาข้อมูล
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่าง ๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้สามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น
อ้างอิง http://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fschool.obec.go.th%2Fkudhuachang%2Fless5011.htm&ei=fyy-UPDeEcasrAe91YBg&usg=AFQjCNHSP9e7yQlmcsI9VcIxbJarD39KOw&sig2=hpO4nEnsdzpWYj-r6bhraQ
3.2 การสื่อสารข้อมูลและเครือข่ายคอมพิวเตอร์
เทคโนโลยีคมนาคมและการสื่อสารนำมาประยุกต์ใช้เพื่อพัฒนาและปรับปรุงการดำเนินงานทางธุรกิจโดยมีวัตถุประสงค์หลัก 4 ประการดังนี้
1. เพื่อการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีขึ้น
2. เพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
3. เพื่อการกระจายข้อมูลที่ดีขึ้น
4. เพื่อการจัดการกระบวนการธุรกิจที่สะดวกขึ้น
องค์ประกอบของการสื่อสาร
1. ผู้ส่งข้อมูล (Sender) ทำหน้าที่ส่งข้อมูล
2. ผู้รับข้อมูล (Receiver) ทำหน้าที่รับข้อมูล
3. ข้อมูล (Data) ข้อมูลที่ผู้ส่งข้อมูลต้องการส่งไปยังผู้รับข้อมูล อาจอยู่ในรูปของข้อความ เสียง ภาพเคลื่อนไหว
4. สื่อนำข้อมูล (Medium) ทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการขนถ่ายข้อมูล เช่น สายเคเบิล ใยแก้วนำแสง อากาศ
5. โปรโตคอล (Protocol) กฎหรือวิธีที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบตามวิธีการสื่อสารที่ตกลง กันระหว่าง ผู้ส่งข้อมูล กับ ผู้รับข้อมูล
การใช้เทคโนโลยีการสื่อสาร
การสื่อสารข้อมูลในยุคปัจจุบัน ได้ตะหนักถึง ความสำคัญในการนำเทคโนโลยีคมนาคมและการสื่อสารมาช่วยงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ซึ้งการประยุกต์เทคโนโลยีการสื่อสารในองค์การมีดังนี้
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-mail)
การใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น โทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ และพีดีเอ ส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ไปยังบุคคลอื่น โดยการสื่อสารนี้บุคคลที่ทำการสื่อสารจะต้องมีชื่อและที่อยู่ในรูปแบบอีเมล์แอดเดรส
โทรสาร (Facsimile หรือ Fax)
เป็นการส่งข้อมูล ซึ่งอาจเป็นข้อความที่เขียนขึ้นด้วยมือหรือการพิมพ์ รูปภาพ หรือกราฟต่างๆ จากเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ที่มีอุปกรณ์ที่เรียกว่าแฟกซ์-โมเด็มไปยังเครื่องรับโทรสาร การส่งข้อความในลักษณะนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและมีประสิทธิภาพสูงกว่าการส่งข้อมูลผ่านเครื่องโทรสารธรรมดา
วอยซ์เมล (Voice Mail)
เป็นการส่งข้อความเป็นเสียงพูดให้กลายเป็นข้อความอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายการสื่อสารข้อความจะถูกบันทึกไว้ในอุปกรณ์บันทึกเสียงที่เรียกว่าวอยซ์เมล์บ็อกซ์ เมื่อผู้รับเปิดฟังข้อความดังกล่าวก็จะถูกแปลงกลับไปอยู่ในรูปแบบของเสียงพูดตามเดิม
การประชุมทางไกลอิเล็กทรอนิกส์ (Video Conferencing)
เป็นการสื่อสารข้อมูลโดยการส่งภาพและเสียงจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง ในการใช้ Video Conferencing จะต้องมีอุปกรณ์สำหรับการบันทึกภาพและอุปกรณ์บันทึกเสียง โดยที่ภาพและเสียงที่ส่งไปนั้นอาจเป็นภาพเคลื่อนไหวที่มีเสียงประกอบได้ การประชุมทางไกลอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปประชุม
การระบุตำแหน่งด้วยดาวเทียม(Global Positioning Systems : GPSs)
เป็นระบบที่ใช้วิเคราะห์และระบุตำแหน่งของคน สัตว์ หรือสิ่งของที่เป็นเป้าหมายของระบบ การวิเคราะห์ตำแหน่งทำได้โดยใช้ดาวเทียมระบุตำแหน่ง ปัจจุบันมีการนำไปใช้ในระบบการเดินเรือ เครื่องบินและเริมพัฒนามาใช้เพื่อระบุตำแหน่งของรถยนต์ด้วย
กรุ๊ปแวร์(groupware)
เป็นโปรแกรมประยุกต์ที่ช่วยสนับสนุนการทำงานของกลุ่มบุคคลให้สามารถทำงานร่วมกัน การใช้ทรัพยากรและสารสนเทศร่วมกันโดยผ่านระบบเครือข่าย
การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์(Electronic Fund Transfer : EFT)
ปัจจุบันผู้ใช้สามารถชำระค่าสินค้าและบริการโดยการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์จากบัญชีธนาคารที่ให้บริการโอนเงินอัตโนมัติด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัย กิจกรรมที่ประยุกต์ใช้กันเป็นประจำ ได้แก่ การโอนเงินผ่านทางตู้ ATM
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์(Electronic Data Interchange : EDI)
เป็นระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลเชิงทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์การ โดยใช้แบบฟอร์มของเองกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีรูปแบบมาตรฐานสากล เช่น การส่งใบสั่งสินค้า ใบส่งของ ใบเรียกเก็บเงิน
การระบุลักษณะของวัตถุด้วยคลื่นความถี่วิทยุ(RFID)
เป็นระบบระบุลักษณะของวัตถุด้วยคลื่นความถี่วิทยุ ปัจจุบันมีการนำ RFID ไปประยุกต์ใช้งานหลากหลายประเภท เช่น ห่วงโซ่อุปทาน ระบบโลจิสติกส์การตรวจสอบฉลากยา การใช้ในฟาร์มเลี้ยงสุกร บัตรทางด่วน บัตรรถไฟฟ้าใต้ดิน ระบบหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์
ชนิดของสัญญาณข้อมูล
1. สัญญาณแอนะล็อก(Analog Signal)
เป็นสัญญาณแบบต่อเนื่อง มีลักษณะเป็นคลื่นไซน์ (Sine Wave) โดยที่แต่ละคลื่นจะมีความถี่และความเข้มของสัญญาณที่ต่างกัน เมื่อนำสัญญาณข้อมูลเหล่านี้มาผ่านอุปกรณ์รับสัญญาณและแปลงสัญญาณและแปลงสัญญาณก็จะได้ข้อมูลที่ต้องการ
เฮิรตซ์ (Hertz) คือหน่วยวัดความถี่ของสัญญาณข้อมูลแบบแอนะล็อก วิธีวัดความถี่จะนับจำนวนรอบของสัญญาณที่เกิดขึ้นภายใน 1 วินาที เช่น ความถี่ 60 Hz หมายถึง ใน 1 วินาที สัญญาณมีการเปลี่ยนแปลงระดับสัญญาณ 60 รอบ
2. สัญญาณดิจิทัล(Digital Signal)
สัญญาณดิจิทัลเป็นสัญญาณแบบไม่ต่อเนื่อง รูปสัญญาณของสัญญาณมีความเปลี่ยนแปลงที่ไม่ปะติดปะต่ออย่างสัญญาณแอนะล็อก ในการสื่อสารด้วยสัญญาณดิจิทัล ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นเลขฐานสอง (0และ1) จะถูกแทนด้วยสัญญาณดิจิทัล Bit Rate เป็นอัตราความเร็วในการส่งข้อมูลแบบดิจิทัล วิธีวัดความเร็วจะนับจำนวนบิตข้อมูลที่ส่งได้ในช่วงระยะเวลา 1 วินาที เช่น 14,400 bps หมายถึง มีความเร็วในการส่งข้อมูลจำนวน 14,4001 บิตในระยะเวลา 1 วินาที
โมเด็ม(Modulator DEModulator หรือ Modem)
โมเด็ม(Modem) เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่แปลงสัญญาณดิจิทัลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เป็นสัญญาณแอนะล็อก ความเร็วในการสื่อสารข้อมูลของโมเด็มวันเป็นบิตต่อวินาที (bit per second หรือ bps) ความเร็วของโมเด็มโดยทั่วไปมีความเร็วเป็น 56 กิโลบิตต่อวินาที
ทิศทางการส่งข้อมูล(Transmission Mode) สามารถจำแนกทิศทางการส่งข้อมูลได้ 3 รูปแบบ
1. การส่งข้อมูลแบบทิศทางเดียว (Simplex Transmission)
2. การส่งข้อมูลแบบสองทิศทางสลับกัน (Half-Duplex Transmission)
3. การส่งข้อมูลแบบสองทิศทางพร้อมกัน (Full-Duplex Transmission)
ตัวกลางการสื่อสาร
1. สื่อนำข้อมูลแบบมีสาย(Wired Media) สื่อข้อมูลแบบมีสายที่นิยมใช้มี 3 ชนิดดังนี้
- สายคู่บิดเกลียว (Twisted-Pair Cable)
สายคู่บิดเกลียว เป็นสายสัญญาณนำข้อมูลไฟฟ้า สายแต่ละเส้นมีลักษณะคล้ายสายไฟทั่วไป จำนวนสายจะมีเป็นคู่ เช่น 2 , 4 หรือ 6 เส้น แต่ละคู่จะมีพันบิดเกลียว การบิดเกลียวนี้จะช่วยลดสัญญาณรบกวนที่เกิดขึ้นในการส่งข้อมูล ทำให้สามารถส่งข้อมูลได้ไกลกว่าปกติ
- สายโคแอกเชียล (Coaxial Cable)
สายโคแอกเชียล เป็นสายสัญญาณนำข้อมูลไฟฟ้า มีความถี่ในการส่งข้อมูลประมาณ 100 MHz ถึง500 MHz สายโคแอกเชียลมีความมเร็วในการส่งข้อมูลและราคาสูงกว่าสายบิดเกลียว
- สายใยแก้วนำแสง(Optical Fiber Cable)
สายสัญญาณทำจากใยแก้วหรือสารนำแสงหุ้มด้วยวัสดุป้องกันแสง มีความเร็วในการส่งสูงกับความเร็วแสง สามารถใช้ในการส่งข้อมูลที่มีความถี่สูงได้ สัญญาณที่ส่งผ่านสายใยแก้วนำแสง คือ แสง และ สัญญาณรบกวนจากภายนอกมีเพียงอย่างเดียว คือ แสงจากภายนอก
2. สื่อนำข้อมูลแบบไร้สาย(Wireless Media) การสื่อสารข้อมูลแบบไร้สาย จะใช้อากาศเป็นตัวกลางของการสื่อสาร เช่น
- แสงอินฟราเรด (Infrared) เป็นการสื่อสารข้อมูลโดยใช้แสงอินฟราเรดเป็นสื่อกลาง การสื่อสารประเภทนี้นิยมใช้สำหรับการสือสารข้อมูลระยะใกล้ เช่น การสื่อการจากรีโมทคอนโทรลไปยังเครื่องรับวิทยุหรือโทรทัศน์
- สัญญาณวิทยุ (Radio Wave) เป็นสื่อนำข้อมูลแบบไร้สาย (Wireless Media) ที่มีการส่งข้อมูลเป็นสัญญาณคลื่อนวิทยุไปในอากาศไปยังตัวรับสัญญาณ
- ไมโครเวฟภาคพื้นดิน (Terrestrial Microwave) เป็นการสื่อสารไรสายอีกประเภทหนึ่ง การสื่อสารประเภทนี้จะมีเสาส่งสัญญาณไมโครเวฟที่อยู่ห่างๆ กัน ทำการส่งข้อมูลไปในอากาศไปยังเสารับข้อมูล
- การสื่อสารผ่านดาวเทียม (Satellite Communication) เป็นการสื่อสารจากพื้นโลกที่มีการส่งสัญญาณข้อมูลไปยังดาวเทียม โดยดาวเทียมจะทำหน้าที่เป็นสถานีทวนสัญญาณ เพื่อจัดส่งสัญญาณต่อไปยังสถานีภาพพื้นดินอื่นๆ ระยะทางจะโลกถึงดาวเทียมประมาณ 22,000 ไมล์
หลักเกณฑ์การพิจารณาเลือกสื่อนำข้อมูล
1. ราคา
2. ความเร็ว
3. ระยะทาง
4. สัญญาณรบกวนที่อาจจะเกิดขึ้น
5. ความปลอดภัยของข้อมูล
มาตรฐานเครื่อข่ายไร้สาย (Wireless Networking Protocols)
1. บลูทูธ (Bluetooth)
2. ไวไฟ (Wi-Fi)
3. ไว-แมกซ์ (Wi-MAX)
อ้างอิง http://www.thaigoodview.com/node/53181
3.3 การทำสำเนาข้อมูลคอมพิวเตอร์
ข้อมูล (Data) หมายถึง กลุ่มตัวอักขระที่เมื่อนำมารวมกันแล้วมีความหมายอย่างใดอย่างหนึ่งและมีสำคัญควรค่าแก่การจัดเก็บเพื่อนำไปใช้ในโอกาสต่อ ๆ ไป ข้อมูลมักเป็นข้อความที่อธิบายถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ที่สามารถนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้
สำเนา
สำเนา แปลว่า คัดหรือถ่ายเอกสารจากต้นฉบับไว้เพื่อใช้แทนเอกสารตัวจริง เอกสารทางราชการ เช่น บัตรประจำตัวประชาชน ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน เมื่อต้องการนำไปใช้เพื่อแสดงหลักฐานในการทำนิติกรรมต่างๆ ต้องถ่ายสำเนา และใช้เป็นหลักฐานเพื่อดำเนินการกระทำนิติกรรมนั้นๆ สำเนา อาจทำขึ้นพร้อมกับต้นฉบับ โดยใช้กระดาษก๊อบปี้ หรือ Carbon Paper สอดไว้ระหว่างกระดาษตัวจริงกับกระดาษสำเนา ข้อความที่เขียนหรือพิมพ์บนเอกสารจริงจะปรากฏบนกระดาษสำเนาด้วย ปัจจุบันอาจใช้วิธีถ่ายรูปเอกสาร ซึ่งเรียกในภาษาปากว่า ถ่ายซีร็อกซ์ (Xerox) แล้วลงลายมือชื่อรับรองเอกสารนั้นว่าเป็นสำเนาที่ถูกต้อง ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ในหลายกรณี
คัดลอก
คัดลอก หมายความว่า เขียนข้อความตามที่มีแบบอยู่ เช่น คุณยายคัดลอกตำรายาไว้หลายสิบขนาน แต่ก่อนนี้การพิมพ์ทำได้ไม่สะดวก เครื่องถ่ายเอกสารยังไม่มี เมื่อต้องการถ่ายทอดเรื่องราวที่มีผู้เขียนหรือพิมพ์ไว้ ก็ต้องเขียนตามแบบ เรียกว่า คัดลอก เช่น คัดลอกหนังสือวรรณคดี คัดลอกบทกลอนที่มีผู้แต่งไว้ คัดลอกตำรายา คัดลอกกฎหมาย คัดลอกบันทึกเรื่องราวต่างๆ เป็นต้น ปัจจุบัน การคัดลอกเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เป็นตัวอักษรหรือเป็นรูปภาพ กระทำได้ง่ายด้วยวิธีการถ่ายสำเนาที่เรียกว่า Xerox หรือวิธีการอื่นๆ
ก๊อบปี้
ก๊อบปี้ เป็นคำที่ยืมมาจากคำภาษาอังกฤษว่า Copy หมายถึง ถ่ายแบบ คัดลอก ทำสำเนา ในภาษาไทย ใช้คำว่า ก๊อบปี้ เรียกกระดาษที่ใช้สำหรับถ่ายทำสำเนาเอกสาร เป็นกระดาษอาบสีดำหรือสีม่วง เมื่อจะเขียนหรือพิมพ์ข้อความบนกระดาษ ให้สอดกระดาษก๊อบปี้ไว้ข้างใต้ แล้ววางกระดาษแผ่นที่จะเขียนข้อความกับกระดาษก๊อบปี้นั้นบนแผ่นกระดาษอีกแผ่นหนึ่ง เมื่อเขียนหรือพิมพ์ข้อความลงกระดาษแผ่นบน จะทำให้เกิดสำเนาสีดำหรือม่วงตามสีกระดาษบนแผ่นกระดาษที่รองอยู่ใต้กระดาษก๊อบปี้ ในภาษาอังกฤษ เรียกกระดาษก๊อบปี้ว่า Carbon Paper แปลว่า กระดาษถ่าน ตามลักษณะของกระดาษ แต่ภาษาไทยเรียกตามหน้าที่หรือประโยชน์ของกระดาษที่ใช้ทำสำเนา
อีกความหมายหนึ่ง ก๊อบปี้ใช้เรียกเครื่องอัดผ้าให้เรียบ มีฐานเป็นแผ่นเหล็กสี่เหลี่ยม เรียบ และมีแผ่นเหล็กเรียบอีกแผ่นหนึ่งที่สามารถเคลื่อนลงมาอัดกับแผ่นฐานได้อย่างสนิท เมื่อสอดผ้าซึ่งได้พรมน้ำไว้แล้วเล็กน้อย เข้าระหว่างเหล็ก ๒ แผ่นนั้น อัดแผ่นเหล็กให้แนบสนิทกัน ทิ้งไว้พักหนึ่ง ผ้าจะเรียบสนิท เป็นวิธีการรีดผ้าวิธีหนึ่งในสมัยก่อน
การสำเนาและการเคลื่อนย้ายข้อมูล
การใส่ข้อมูลลงในตารางทำงานบางครั้งข้อมูลที่ใส่ลงในตารางทำงานจะเหมือนกับข้อมูลที่ได้เคยใส่ไว้ในตารางทำงานมาแล้ว โปรแกรมตารางทำงานมีคำสั่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานเพื่อใช้ในการสำเนาข้อมูลไม่ว่าจะเป็นข้อมูลอักขระ ข้อมูลจำนวน หรือสูตร เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในบริเวณอื่นของตารางทำงานเดียวกัน นอกจากคำสั่งการสำเนาข้อมูลแล้วยังมีคำสั่งที่ใช้ในการเคลื่อนย้ายข้อมูลไปไว้ที่อื่นอีกด้วย
การสำเนาข้อมูลอักขระและข้อมูลจำนวน
การสำเนา หมายถึงการทำให้ข้อมูลที่มีอยู่ในเซ ลหรือในพื้นที่หนึ่งไปเกิดขึ้นในเซลหรือในพื้นที่อื่น ๆ โดยที่ข้อมูลเดิมยังคงอยู่ เช่น สำเนาข้อมูลในเซล B1 ซึ่งมีข้อความ อ่างทอง ไปไว้ยังเซล B2 ในเซล B1 และเซล B2 จะมีข้อความ อ่างทอง อยู่ทั้งสองเซล
ส่วนการสำเนาข้อมูลหลาย ๆ เซลที่เป็นพื้นที่หรือพิสัยก็สามารถสำเนาไปทั้งพิสัยได้ เช่น สำเนาข้อมูลในพิสัย B1:B9 ไปที่พิสัย C1:C9 ข้อมูลในเซล C1 จะเหมือนกับข้อมูลในเซล B1 ข้อมูลในเซล C2 จะเหมือนกับข้อมูลใน B2 ส่วนข้อมูลในเซล C3 ถึง C9 จะเหมือนกับข้อมูลในเซล B3 ถึง B9
ขั้นตอนการสำเนาข้อมูลมีดังนี้
1. กำหนดพื้นที่ทำงานต้นแบบ (จะกำหนดเป็นเซลหรือพิสัยก็ได้)
2. คลิกที่ Icon คัดลอก เพื่อฝากข้อมูลในพื้นที่ทำงานต้นฉบับไว้ที่หน่วยความจำชั่วคราวที่เรียกว่าคลิบบอร์ด (Clipboard) จะปรากฏเส้นประวิ่งล้อมรอบข้อมูลที่กำหนดพื้นที่ไว้
3. คลิกที่เซลมุมบนซ้ายสุดของพื้นที่รับข้อมูล
4. คลิกที่ Icon วาง เพื่อวางข้อมูลที่ฝากไว้ที่คลิบบอร์ดบนพื้นที่รับข้อมูล
การสำเนาข้อมูลอักขระหรือข้อมูลจำนวนจะได้ผลลัพธ์เช่นเดียวกับต้นแบบทุกประการ เช่น สำเนาข้อมูลในเซล C1 ที่มีข้อมูลจำนวน 7.25 ไปที่เซล C2 และ เซล C3 ที่เซล C2 และเซล C3 ก็จะมีข้อมูลจำนวน 7.25 อยู่ในเซลเช่นเดียวกันกับเซล C1
3.4 การปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูล
บทความนี้จะอธิบายวิธีการปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่ Microsoft Office Access 2007 จะให้เครื่องมือจำนวนหนึ่งสำหรับการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ รวมทั้งแผ่นข้อมูล ฟอร์ม แบบสอบถาม ค้นหาและแทนที่ และคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่า 'การเก็บรวบรวมข้อมูล
การออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุงข้อมูลอย่างไร
อ่านส่วนนี้ถ้าคุณยังใหม่กับ Access หรือไม่คุ้นเคยกับแนวคิดที่อยู่เบื้องหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ การปรับปรุงครั้งใหญ่จะดำเนินการได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณเข้าใจหลักการพื้นฐานบางอย่างของการออกแบบฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล Access ไม่ใช่แฟ้มที่มีความหมายเดียวกันกับเอกสาร Microsoft Office Word 2007 หรือชุดภาพนิ่ง Microsoft Office PowerPoint 2007 แต่ฐานข้อมูล Access เป็นคอลเลกชันของตารางโดยทั่วไป บวกกับชุดของวัตถุที่สร้างขึ้นรอบๆ ตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม และอื่นๆ แทน
นอกจากนี้ วัตถุดังกล่าวต้องยึดตามชุดของหลักการออกแบบด้วย มิฉะนั้นฐานข้อมูลจะทำงานล้มเหลวหรือไม่มีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกัน หลักการออกแบบเหล่านั้นก็มีผลต่อวิธีป้อนข้อมูลของคุณ โปรดจำข้อเท็จจริงเกี่ยวกับวัตถุฐานข้อมูลและการออกแบบเหล่านี้เมื่อคุณดำเนินการ
ชนิดข้อมูลมีผลต่อการปรับปรุงข้อมูลอย่างไร
อ่านส่วนนี้ถ้าคุณยังใหม่กับ Access หรือไม่คุ้นเคยกับแนวคิดที่อยู่เบื้องหลังฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ การปรับปรุงครั้งใหญ่จะดำเนินการได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณเข้าใจหลักการพื้นฐานบางอย่างของการออกแบบฐานข้อมูล
เมื่อคุณออกแบบตารางฐานข้อมูล คุณจะต้องเลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางนั้น ซึ่งเป็นกระบวนการที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการป้อนข้อมูลจะถูกต้องมากขึ้น ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณระบุชนิดข้อมูล Number ให้กับเขตข้อมูลหนึ่ง เนื่องจากคุณต้องการคำนวณจำนวนยอดขาย ถ้ามีบางคนพยายามป้อนข้อความลงในเขตข้อมูลดังกล่าว Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดและไม่ยอมให้ผู้ใช้คนนั้นบันทึกระเบียนที่ถูกเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ช่วยป้องกันข้อมูลของคุณได้
อ่านส่วนนี้ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับ Access หรือไม่คุ้นเคยกับแนวคิดกับแนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณไม่สามารถทำการปรับปรุงข้อมูลจำนวนมากได้สำเร็จ เว้นเสียแต่ว่าคุณเข้าใจวิธีการตั้งค่าคุณสมบัติให้กับเขตข้อมูลตารางที่มีผลต่อการปรับปรุง
เมื่อคุณออกแบบฐานข้อมูล คุณมักจะเริ่มด้วยการออกแบบตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง คุณต้องตัดสินใจว่าจะให้มีข้อมูลชนิดใดบ้างอยู่ในแต่ละตาราง คุณตั้งค่าคีย์หลัก ซึ่งเป็นเขตข้อมูลที่จะระบุแต่ละระเบียน (แถว) ที่ไม่ซ้ำกัน ให้กับแต่ละตาราง และคุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ
เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการดังกล่าว คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติให้กับเขตข้อมูลในแต่ละตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูล Text เพื่อให้รับอักขระได้มากกว่า 50 ตัว และคุณสามารถตั้งค่าเขตข้อมูล Number เพื่อให้รับเฉพาะค่าสกุลเงินเท่านั้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น